ISO 9001 e gestão da qualidade na LinguaVox

A qualidade de um serviço de tradução depende tanto do trabalho linguístico como da forma de gerir o projeto. É necessário identificar corretamente o pedido, selecionar profissionais adequados, controlar ficheiros e versões, comunicar instruções, acompanhar prazos e verificar a entrega.

A LinguaVox possui certificação ISO 9001 para o seu sistema de gestão da qualidade. Esta norma não avalia uma frase isolada nem substitui a competência do tradutor. O seu papel é estabelecer um enquadramento de processos, responsabilidades, controlos, acompanhamento e melhoria aplicável à organização.

O que é a ISO 9001

A ISO 9001 é uma norma internacional de sistemas de gestão da qualidade. A sua aplicação exige que a organização defina processos, responsabilidades, recursos, controlos e formas de avaliar o funcionamento do sistema.

No contexto da tradução, isto inclui a gestão do pedido desde a receção até à entrega, sem se limitar à fase linguística.

Na página de qualidade, encontra o conjunto de controlos profissionais da LinguaVox. A ISO 9001 enquadra a gestão geral; a ISO 17100 e a ISO 18587 tratam processos linguísticos mais específicos.

Análise do pedido antes do orçamento

Um projeto deve começar com a identificação correta dos idiomas, da variante, do volume, do setor, do formato, do prazo, do público e da finalidade.

Também é necessário verificar se existem anexos, imagens com texto, tabelas, conteúdo protegido, versões anteriores, requisitos oficiais ou serviços adicionais.

Esta análise permite preparar um orçamento coerente e reduz o risco de descobrir, depois do início, que faltavam ficheiros ou que o serviço solicitado não correspondia ao uso real.

Definição clara do âmbito

O orçamento deve indicar o serviço incluído: tradução, revisão, pós-edição, interpretação, paginação, certificação, testes ou outra tarefa.

Nem todos os projetos seguem o mesmo fluxo. Um manual de segurança, um contrato, uma campanha e uma comunicação interna apresentam riscos, públicos e necessidades diferentes.

Definir o âmbito evita pressupostos sobre revisão, formato, entrega, certificação ou tratamento de alterações.

Seleção de profissionais

A gestão da qualidade inclui critérios para selecionar tradutores, revisores, intérpretes e especialistas segundo o idioma, a língua de destino, a formação, a experiência, o setor e o documento.

A combinação linguística, por si só, não é suficiente. Um profissional adequado para marketing pode não ser o mais indicado para farmacêutica, direito ou maquinaria.

Em setores, explicamos como a especialização varia entre atividades económicas e tipos documentais.

Instruções e comunicação

Os profissionais precisam de receber ficheiros completos, instruções, referências, glossários, guias de estilo e informações sobre o destinatário.

As dúvidas devem ser comunicadas com contexto e resolvidas antes de afetarem várias páginas, documentos ou idiomas.

O gestor de projetos centraliza a comunicação para reduzir decisões contraditórias e manter um registo claro das alterações aprovadas.

Controlo de ficheiros e versões

Os projetos recorrentes podem incluir originais corrigidos, ficheiros com nomes semelhantes, anexos, entregas parciais e atualizações.

O controlo de versões ajuda a evitar que uma equipa trabalhe sobre um documento desatualizado ou que uma correção se aplique apenas a alguns idiomas.

Antes da entrega, deve confirmar-se que os ficheiros correspondem à versão solicitada e que não falta nenhum componente previsto.

Seguimento de prazos

O prazo deve considerar volume, especialização, idiomas, revisão, paginação, testes, disponibilidade profissional e possíveis consultas.

Aceitar um prazo impossível aumenta o risco de erros e reduz o tempo disponível para controlo. A gestão da qualidade exige planear recursos e comunicar qualquer incidência que possa afetar a entrega.

Nos projetos urgentes, o trabalho pode ser dividido entre profissionais, desde que exista coordenação terminológica e revisão adequada.

Verificação antes da entrega

O controlo final verifica que os ficheiros, idiomas, versões, nomes e formatos correspondem ao pedido.

Também podem ser revistos números, datas, unidades, referências, ligações, tabelas, caracteres, elementos não traduzidos e possíveis omissões.

Esta fase complementa o trabalho do tradutor e do revisor, mas não substitui uma revisão bilingue quando esta faz parte do serviço contratado.

Gestão de incidências

Uma incidência pode estar relacionada com conteúdo, instruções, versões, formato, prazo, comunicação ou entrega.

O sistema deve permitir identificar o problema, analisar a causa, aplicar uma correção e reduzir a possibilidade de repetição.

O objetivo não é ocultar erros, mas tratá-los de forma organizada e utilizar a informação para melhorar o processo.

Avaliação de fornecedores

Os colaboradores externos precisam de ser avaliados segundo a qualidade do trabalho, o cumprimento das instruções, a comunicação, os prazos e a adequação ao tipo de projeto.

O desempenho num projeto não significa que o profissional seja adequado para todos os setores ou combinações.

A informação acumulada ajuda a escolher equipas com experiência relevante e a identificar necessidades de acompanhamento ou atualização.

Satisfação do cliente e melhoria

A gestão da qualidade inclui recolher informação sobre entregas, dúvidas, correções, incidências e expectativas.

As observações do cliente podem revelar problemas de terminologia, formato, comunicação ou processo que devem ser analisados.

A melhoria não consiste em alterar continuamente métodos que funcionam, mas em corrigir debilidades e aplicar soluções quando existe evidência suficiente.

Confidencialidade e controlo de acesso

Os ficheiros devem ser acessíveis apenas às pessoas necessárias para o projeto.

As instruções de confidencialidade, segurança e utilização de ferramentas podem variar segundo o cliente, o setor e o conteúdo.

Quando existem dados pessoais, médicos, jurídicos, técnicos ou comerciais sensíveis, essa circunstância deve ser comunicada antes do início para definir o tratamento adequado.

Relação com a ISO 17100

A ISO 17100 centra-se nos serviços de tradução e nos recursos e processos necessários para os executar.

Entre outros aspetos, distingue tradução e revisão por profissionais diferentes quando o serviço se realiza segundo esse fluxo.

A ISO 9001 tem um alcance organizacional mais amplo e enquadra a gestão dos processos, incluindo atividades que não são exclusivamente linguísticas.

Relação com a ISO 18587

A ISO 18587 trata a pós-edição completa de resultados de tradução automática e as competências do pós-editor.

A utilização de tradução automática exige avaliar previamente o conteúdo, o risco, a confidencialidade e a qualidade esperada.

A ISO 9001 pode enquadrar a gestão desse serviço, mas não substitui os requisitos específicos aplicáveis à pós-edição.

O que a certificação não significa

A certificação ISO 9001 não significa que todos os projetos sejam idênticos, que nunca ocorra uma incidência ou que qualquer tradutor possa trabalhar em qualquer documento.

Também não substitui a revisão profissional, a especialização nem a responsabilidade de definir corretamente o serviço.

O seu valor está na existência de um sistema controlado, auditável e orientado para a coerência e a melhoria.

Orçamento e processo de qualidade

O valor varia em função dos idiomas, do volume, da especialização, do formato, do prazo e das fases de controlo incluídas.

O cliente deve enviar os ficheiros completos e indicar o público, o país, a finalidade, a variante e qualquer requisito aplicável.

Em preços e tarifas de tradução, explicamos os principais fatores utilizados para preparar uma proposta.

Perguntas frequentes